Partizipation spart Geld – und schafft bessere Lösungen

Trotz zusätzlichem Zeitaufwand – Geld sparen? In vielen Projekten wird Gestaltung noch immer als etwas verstanden, das Expertinnen und Experten hinter verschlossenen Türen erledigen. Erst am Ende wird das Ergebnis präsentiert – und dann wundert man sich, warum Nutzer nicht begeistert sind, warum Widerstände entstehen oder warum plötzlich teure Nachbesserungen nötig werden.

Dabei gibt es einen Weg, der all das vermeidet: Partizipation. Wenn Menschen, die später mit einer Lösung leben und arbeiten sollen, frühzeitig einbezogen werden, entsteht nicht nur bessere Gestaltung. Es entstehen auch weniger Reibungsverluste, bringt deutlich mehr Akzeptanz und spart deshalb eben Geld.

Warum Partizipation heute unverzichtbar ist

Unsere Arbeits- und Lebenswelten sind komplexer geworden. Prozesse, Räume, Produkte und digitale Anwendungen müssen unterschiedlichste Bedürfnisse berücksichtigen. Niemand – auch nicht die beste Gestalterin – kann all diese Perspektiven allein erfassen.

Partizipation bedeutet, diese Vielfalt bewusst einzuladen. Nicht als Feigenblatt, sondern als ernst gemeinte Ressource. Denn Nutzerinnen und Nutzer wissen oft erstaunlich genau, was funktioniert und was nicht.

I N F O B O X Teilhabe vs. Partizipation

Teilhabe
bedeutet dabei sein,
schafft Zugang, informiert und lässt Zugehörigkeit wachsen.
Menschen werden einbezogen, aber nicht zwingend aktiv beteiligt.
Wichtig für Orientierung und Transparenz
Partizipation
bedeutet mitgestalten
Nutzer und Mitarbeitende bringen aktiv ihre Erfahrungen ein,
ihre Beiträge beeinflussen Entscheidungen und Ergebnisse.
Führt zu besseren, alltagsnahen Lösungen

Kurz gesagt:
Teilhabe = informiert und bezieht mit ein
Partizipation = lässt aktiv mitgestalten und Einfluss nehmen

Für Gestaltungsprozesse in der Innenarchitektur ist Partizipation der passendere Begriff – weil echte Mitwirkung entscheidend ist, damit Räume funktionieren, akzeptiert werden und langfristig tragen.

Welche Methode ist die Richtige: Wie man Nutzer auf dem Weg der Gestaltung mitnimmt

Gute Partizipation braucht passende Formate zum richtigen Moment, zielorientiert.

Dialog- und Gesprächsformate

Diese Methoden holen Menschen dort ab, wo sie stehen, und schaffen Verständnis für Bedürfnisse und Erfahrungen.

• Interviews (leitfadengestützt oder offen) Tiefes Verständnis für Motivationen, Routinen, Probleme und Wünsche.
• Fokusgruppen Gemeinsame Diskussionen, die Muster und Konflikte sichtbar machen.
• Stakeholder-Dialoge Verschiedene Perspektiven zusammenbringen, um Prioritäten zu klären.

Beobachtungs- und Analyseformate

Ideal, wenn echte Nutzungssituationen verstanden werden wollen.

• Shadowing / Beobachtung im Alltag Zeigt, wie Menschen wirklich arbeiten – nicht, wie sie es beschreiben.
• Contextual Inquiry Interview + Beobachtung direkt im Nutzungskontext.
• Customer Journey Mapping Gemeinsames Nachzeichnen von Erlebnissen, Touchpoints und Pain Points.

Co-Creation-und Workshop- Methoden

Hier gestalten Nutzer aktiv mit.

• Co-Creation Workshops Gemeinsames Entwickeln von Ideen, Konzepten oder Lösungen.
• Design Thinking Sessions Strukturierter Prozess von Verstehen bis Testen.
• World Café Rotierende Tischgruppen, die kollektive Intelligenz aktivieren.
• Open Space Selbstorganisierte Themenräume, in denen Mitarbeitende eigene Anliegen einbringen.

Visuelle und kreative Methoden

Perfekt, um abstrakte Gedanken greifbar zu machen.

• Personas Nutzerprofile, die gemeinsam entwickelt werden.
• Szenarien & Storyboards Zukunftsbilder, die zeigen, wie eine Lösung genutzt wird.
• Moodboards Gemeinsames Sammeln von visuellen Eindrücken und Stimmungen.

Prototyping-Methode

Beteiligung durch Anfassen, Ausprobieren und Verbessern.

• Low-Fidelity-Prototypen (Papier, Lego, Skizzen) Schnell, günstig, ideal für frühe Phasen.
• High-Fidelity-Prototypen (digital, klickbar) Realitätsnahes Testen vor der Umsetzung.
• Service-Prototyping / Rollenspiele Durchspielen von Abläufen, um Schwachstellen zu erkennen.

Iterative Feedback-Formate

Regelmäßige Rückkopplung statt einmaliger Befragung.

• Usability-Tests Nutzer testen Prototypen oder fertige Lösungen.
• Feedback-Loops in Sprints Kurze Zyklen aus Bauen – Testen – Lernen.
• Beta-Phasen / Pilotprojekte Lösungen im echten Umfeld ausprobieren.

Beteiligung über digitale Tools

Ideal für große Gruppen oder verteilte Teams.

• Online-Umfragen Schnell, skalierbar, gut für Stimmungsbilder.
• Digitale Whiteboards (Miro, Mural) Gemeinsames Arbeiten trotz Distanz.
• Ideenplattformen / Innovationsportale Mitarbeitende können Vorschläge einreichen, bewerten und weiterentwickeln.

Strukturelle Beteiligungsformate

Langfristige Einbindung in Entscheidungsprozesse.

• Arbeitsgruppen / Task Forces Mitarbeitende gestalten kontinuierlich mit.
• Partizipative Entscheidungsmodelle (z. B. Konsent) Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, nicht top-down.
• Botschafter-Programme Mitarbeitende werden zu Multiplikatoren und Brückenbauern.

Wann, in welcher Projektphase, welche Methode – eine Matrix

Ohne Haltung – kein Erfolg

1. Auftraggebenden – der Rahmen, der alles möglich macht

Partizipation gelingt nur, wenn Auftraggebende eine Haltung einnehmen, die Beteiligung wirklich zulässt. In dieser Haltung zeigt sich moderne Führung: nicht als Kontrolle, sondern als Ermöglichung. Auftraggebende, die so agieren, schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Partizipation wirkt – und dass am Ende bessere, tragfähigere Lösungen entstehen.

Vertrauen in den Prozess Auftraggebende brauchen die Bereitschaft, Zeit zu investieren und Zwischenschritte auszuhalten. Partizipation ist kein Umweg, sondern eine Investition in Qualität.

Macht bewusst teilen Es geht nicht darum, Kontrolle zu verlieren, sondern klar zu definieren, wo Mitarbeitende mitgestalten dürfen. Transparenz über Entscheidungsgrenzen schafft Sicherheit und Glaubwürdigkeit.

Wertschätzung für Erfahrungswissen Mitarbeitende und Nutzer sind Expertinnen ihres Alltags. Wer ihre Perspektiven ernst nimmt, erhält bessere Informationen und stärkt gleichzeitig Motivation und Identifikation.

Orientierung geben statt Lösungen vorgeben Führungskräfte setzen Ziele, Rahmenbedingungen und Prioritäten. Sie müssen nicht die Lösung liefern – aber sie müssen den Raum öffnen, in dem Lösungen entstehen können.

Kommunikation als Schlüssel Regelmäßige, offene Kommunikation hält Beteiligte im Prozess, schafft Vertrauen und verhindert Missverständnisse. Auftraggebende sind hier Taktgeber und Vorbilder.

Wenn Menschen spüren, dass ihre Perspektive zählt, entsteht Vertrauen – und damit die Grundlage für echte Zusammenarbeit.

2. Gestalterin & Planerin

Die eigene Haltung als Gestalterin – warum Partizipation mich herausfordert und verändert

Partizipation ist nicht nur ein Werkzeug, das ich anwende. Sie ist ein Spiegel, der mir zeigt, wie ich selbst arbeite, denke und mit Menschen in Kontakt trete. Wenn ich Nutzerinnen und Nutzer einlade, mitzuwirken, lade ich gleichzeitig mich selbst ein, meine Rolle neu zu betrachten.

Ich begegne Menschen nicht als „Expertin, die alles weiß“, sondern als jemand, der neugierig bleibt, Fragen stellt und bereit ist, sich überraschen zu lassen. Diese Haltung ist nicht immer bequem. Sie fordert mich heraus, meine eigenen Annahmen zu hinterfragen, liebgewonnene Routinen loszulassen und mich auf Perspektiven einzulassen, die meinen eigenen Blick erweitern.

Partizipation bedeutet für mich auch, Kontrolle zu teilen. Nicht im Sinne von Verlust, sondern als bewusste Entscheidung, Verantwortung gemeinsam zu tragen. Ich lerne, Prozesse zu moderieren statt zu dominieren, Räume zu öffnen statt zu füllen, zuzuhören statt zu erklären. Und genau darin liegt eine enorme Kraft: Wenn ich Menschen ernsthaft beteilige, entsteht etwas, das ich allein nie hätte entwickeln können.

Diese Haltung verändert nicht nur meine Arbeit, sondern auch mich als Person. Sie macht mich empathischer, geduldiger und klarer in meinen Entscheidungen. Sie erinnert mich daran, Gestaltung ist immer Beziehungsgestaltung – zwischen Menschen, Bedürfnissen, Erwartungen und Möglichkeiten.

Partizipation ist für mich deshalb kein methodischer Trend, sondern ein professionelles und persönliches Commitment. Ein Versprechen an mich selbst, Gestaltung als gemeinsamen Prozess zu verstehen. Ein Prozess, der nicht nur bessere Lösungen hervorbringt, sondern auch mich als Gestalterin wachsen lässt.

5 Argumente für die Kosteneffizienz von Partizipation

1. Frühzeitige Einbindung vermeidet spätere Änderungs- und Fehlerkosten – besseres Verständnis der Anforderungen von Anfang an. 
2. Höhere Akzeptanz reduziert Widerstand, Verzögerungen und juristische Risiken in komplexen Bau- oder Infrastrukturprojekten. 
3. Bündelung von Wissen spart personelle Ressourcen und Abstimmungsaufwand – insbesondere bei inklusiven Beteiligungsverfahren. 
4. Ökonomische Analysen zeigen, dass partizipative Prozesse sich amortisieren, wenn sie bessere Ergebnisse und Wirksamkeit erzeugen. 
5. Methoden wie Triple-Bottom-Line bewerten langfristige Einsparpotenziale durch soziale und wirtschaftliche Effekte.

Studie zu partizipativen Designprozessen

The participatory design spectrum: design for, with, and by

Eine aktuelle Studie von Leith, Vogel und Mehta (2023) zeigt, das partizipative Designprozesse nicht nur bessere Lösungen ermöglichen, sondern auch eine effizientere Ressourcennutzung: „Participatory design processes create opportunities to engage users, customers, and stakeholders in the design process to generate solutions to challenges.“

Die Kernaussage der Studie:
Partizipation verbessert die Qualität – je stärker Nutzer*innen einbezogen werden, desto passgenauer und funktionaler werden die Lösungen.
Partizipation erhöht Akzeptanz – gemeinsam entwickelte Lösungen werden besser angenommen und verursachen weniger spätere Anpassungskosten.
Partizipation fördert Innovation – Nutzerwissen führt zu kreativeren, nachhaltigeren und wirtschaftlicheren Ergebnissen.

Der Link zu der Studie: https://www.researchgate.net/publication/371603369_The_participatory_design_spectrum_design_for_with_and_by.

Was bedeutet Partizipation für die Beteiligten

Für Nutzer – mehr als ein Prozess

Es ist ein Gefühl und führt zu höherer Motivation und einer deutlich besseren Nutzung im Alltag.

„Das ist auch meine Lösung.“ Ownership

„Meine Erfahrung zählt.“ Wertschätzung

„Ich verstehe, warum sich etwas ändert.“ Sicherheit

„Ich stehe hinter dem Ergebnis.“ Identifikation

Für Vorgesetzte – ein Führungsinstrument

Führungskräfte profitieren ebenfalls:

• Sie erhalten bessere Entscheidungsgrundlagen.
• Es müssen weniger Konflikte moderiert werden.
• Sie zeigen moderne, transparente Führung.
• Stärkung von Teamkultur und Vertrauen.

Partizipation ist damit nicht nur ein Gestaltungsinstrument, sondern auch ein Führungsinstrument.

Für Planerinnen & Gestalterin – sinnstiftend

Für Gestaltende ist Partizipation ein Geschenk:

• Sie liefert tiefe Einblicke in echte Bedürfnisse.
• Reduzierung von Rechtfertigungsdruck, weil Entscheidungen nachvollziehbar sind.
• Sie erweitert kreative Möglichkeiten, weil neue Perspektiven entstehen.
• Gibt Sicherheit, dass die Lösung wirklich funktioniert.

Gestaltung wird dadurch nicht leichter – aber deutlich sinnvoller.

Herausforderungen – und wie man sie meistert

Natürlich ist Partizipation kein Selbstläufer. Typische Stolpersteine:

• Zeitdruck
• Skepsis der Beteiligten
• Angst vor Kontrollverlust
• Unklare Rollen

Was hilft? Klare Kommunikation, gute Moderation, transparente Entscheidungen und ein Prozess, der Beteiligung ernst nimmt, aber nicht chaotisch werden lässt.

Eine Buchempfehlung zum Thema in meinem Bücherregal:
Partizipation macht Architektur
Die Baupiloten–Methode und Projekte

Fazit: Partizipation ist kein Luxus – sie ist ein Erfolgsfaktor

Partizipation ist kein „Nice-to-have“, sondern ein strategischer Vorteil. Sie schafft bessere Lösungen, stärkt die Organisation und spart am Ende bares Geld.

Wer Gestaltung als gemeinsamen Prozess versteht, gestaltet nicht nur Produkte oder Räume – sondern Beziehungen, Vertrauen und Zukunftsfähigkeit.

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